. штатное расписание должно хранит...

 

Каков он, срок хранения штатного расписания, сколько времени документы должны быть в целостности – 75 лет или бессрочно? Где их держат, в архиве или в организации? На все эти вопросы ответы можно найти в статье. Узнайте, как правильно заполнить штатное расписание по форме Т-3, изменить его, ввести новую должность и т.д. Бланк и образец заполнения скачайте у нас.

Сколько хранить документ

Законодательно установлены правила, сколько лет хранить штатное расписание в организации, корректировать их нельзя. Документ необходим для систематизации внутренней структуры и формирования списка сотрудников. В нем указывают перечень должностей, количество единиц работников, их Ф.И.О. и размер зарплаты. Его наличие обязательно для работодателя (ст. 57 ТК РФ).

Работодатель самостоятельно определяет форму документа: унифицированную № Т-3 (утв. постановлением Госкомстата от № 1) или свою собственную (ст. 7, 9 закона от № 402-ФЗ).

Ранее срок хранения штатных расписаний организации и у работодателя ИП регулировал перечень, утвержденный приказом Минкультуры от , в ст. 71. С перечень утратил силу, и сроки регулирует приказ Росархива от № 236.

Актуальные сроки хранения штатного расписания по новому перечню (п. 40 разд. 1.3):

  • по месту утверждения документа — постоянно;
  • в других организациях — 3 года;
  • в компаниях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, — до момента ликвидации.

После ликвидации работодателя — источника комплектования архивов документы передают в архив, срок хранения штатного расписания в архиве — постоянно (по месту утверждения) и 3 года (в сторонних организациях).

Источники комплектования архивов — это все государственные учреждения. Негосударственные организации и граждане являются источниками комплектования на основании договора с архивом (ст. 20 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Так, например, штатное расписание медицинской организации должно храниться: в государственной больнице — постоянно, в частной — до ликвидации, если есть договор с архивом — постоянно.
ВАЖНО!

Изменять порядок локальными актами нельзя (п. инструкции, утвержденной приказом Росархива от № 237).

Росархив не установил специальные правила, сколько работодатель должен хранить штатное расписание после того, как оно утратило силу, соответственно, на недействующие документы распространяются общие требования.

Недействующим признают документ, если ввели в действие новый с измененными данными или обнаружилась опечатка в расписании и требуется его замена.

Компании с большой численностью сотрудников составляют проекты документов, подготовительную документацию, осуществляют официальную переписку по вопросу составления списка сотрудников. Такая документация хранится до минования надобности (ст. 41 перечня), но не менее одного года. Конкретную продолжительность устанавливают локальным актом.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы будут затребованы при проверке организации в обязательном порядке. Используйте эти инструкции бесплатно.
Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является локальным актом организации. Оно представляет собой особый документ, в котором отображается штатная структура предприятия. Так, здесь указывается перечень должностей, их количество, размер окладной части, а также имеющиеся надбавки.

Как правило, штатное расписание составляется еще до начала фактической хозяйственной деятельности организации, однако действующее законодательство не устанавливает конкретные сроки для этого, равно как и обязательное наличие данного документа.

ШР используется в работе сотрудниками бухгалтерии и кадровой службы, а также предоставляется контролирующим органам при осуществлении последними проверок финансовой деятельности предприятия и надзора за соблюдением трудового законодательства.

Какая информация должна быть в штатном расписании

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.

Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.

Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

  1. Есть ли в организации штатное расписание.
  2. Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
  3. На какой период утверждено штатное расписание.
  4. Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
  5. Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
  6. Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
  7. Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками (ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
  8. Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от № 558).

Кто и как составляет и ведет штатное расписание

Вообще, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от ). Но кто подписывает штатное расписание, ясно из унифицированного бланка — кроме составителя, еще и главный бухгалтер.

По факту теми специалистами, кто ведет учет кадрового состава и заработной платы, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку штатка представляет собой нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то штатное расписание утверждает руководитель организации. И официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:

  • сроки и правила разработки и внесения изменений;
  • форму приказа об утверждении штатки;
  • ответственных за формирование и подписание лиц;
  • состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
  • работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.

Ошибка 7. Для филиалов, обособленных подразделений разрабатывается и утверждается отдельное штатное расписание

  • Как правильно: представительства и филиалы не являются отдельными юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание должно быть одно для всей организации в целом.

Пример: руководителю филиала предоставлено право утверждать лично штатное расписание по причине того, что филиал осуществляет все функции юридического лица. С целью избежать претензий со стороны контролирующих органов нужно указать в графе «Наименование организации» штатного расписания название головной организации, а не филиала. При этом наименование филиала должно найти свое отражение в графе «Структурное подразделение».

Где хранится штатное расписание

Документ издается на определенный срок, обычно на год. Но если требуется внести в него изменения или появилась опечатка в расписании, необходимо его переиздать раньше. Для этого предстоит составить новый. Но старый не уничтожать, а сохранить в специально отведенном для этого месте.

Несмотря на переход некоторых документов в цифровой формат, большинство актов еще приходится держать на бумаге. Она подвержена порче из-за ряда факторов — света, воды, огня. Специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) проверяет их сохранность на предприятиях. Среди основных требований к хранилищам — защищенность от влаги, прямых солнечных лучей и других неблагоприятных факторов. В законодательстве нет четкого указания на место хранения «штатки» в компании —.работодатель самостоятельно определяет и утверждает в специальном нормативном акте. Обычно бумаги рекомендуют оставлять в темных комнатах, подальше от окон и света.

Хранилища оснащают следующим оборудованием:

  • сейфами, шкафами, стеллажами;
  • системой вентиляции;
  • средствами пожаротушения;
  • охранной и противопожарной сигнализацией.

«Штатку» выставлять на рабочие столы работники вправе только в течение рабочего графика. В конце рабочего дня его обязательно отдают в хранилища. Чтобы обеспечить надежное сохранение, следует определить, в каком отделе должно храниться штатное расписание, — обычно это секретариат или отдел кадров. В крупных компаниях —архивный отдел. Следить за правильным содержанием документов назначают ответственного сотрудника – секретаря, делопроизводителя, начальника отдела кадров и др.

Источники

Использованные источники информации при написании статьи:

  • https://ppt.ru/art/dokumenty/skolko-khranit-shtatnoe-raspisanie
  • https://xn--80afa0a8aj.xn--p1ai/gde-hranitsya-shtatnoe-raspisanie-organizacii.html
  • https://www.regberry.ru/malyy-biznes/shtatnoe-raspisanie-obrazec
  • https://school.kontur.ru/publications/1873
  • https://ppt.ru/news/126751
  • https://gosuchetnik.ru/kadry/skolko-i-gde-khranit-shtatnoe-raspisanie
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий